Zapraszam Was do przeczytania mojego artykułu o aspektach prawnych związanych z wolontariatem pracowniczym, który ukazał się w „Magazynie Kompas NGO”. Znajdziecie go pod linkiem:
https://www.zawiercie.eu/dokumenty/Magazyn_Kompas_NGO_styczen_2023.pdf
Wolontariat pracowniczy jako taki nie jest uregulowany prawnie, a zatem pracodawcy opierają się na zapisach działu III Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Są to jednak przepisy, które uwzględniają relację dwustronną, na linii: wolontariusz – korzystający z pomocy. Co jednak, gdy pojawia się trzeci podmiot – pracodawca wspierający zatrudnionych w podejmowanych przez nich aktywnościach społecznych?
Wolontariat pracowniczy jest jedną z form zaangażowania społecznego biznesu, a nawet szerzej – zaangażowania pracodawców z różnych sektorów. W swojej najpopularniejszej definicji podkreśla – tak jak w klasycznym wolontariacie – dobrowolne, bezpłatne i świadome działania wolontariuszy i wolontariuszek na rzecz innych, wykraczające poza związki rodzinno-przyjacielskie. Tym jednak, co jest charakterystyczne dla wolontariatu pracowniczego, jest wsparcie pracodawcy udzielane pracownikom i pracownicom zaangażowanym w pomoc potrzebujących. Może to być: wsparcie finansowe, rzeczowe, organizacyjne, psychologiczne czy też zaoferowanie możliwości wykorzystania określonego czasu pracy na działalność wolontariacką. Niezależnie od rodzaju wsparcia, a także czasu i charakteru pomocy świadczonej przez wolontariuszy i wolontariuszki, warto, by pracodawcy mieli świadomość, w jakich ramach prawnych się poruszają, gdy decydują się realizować program wolontariatu pracowniczego.
Wolontariat pracowniczy jako taki nie jest uregulowany prawnie, a zatem pracodawcy opierają się na zapisach działu III Ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. To ona określa, na rzecz jakich podmiotów mogą działać wolontariusze, czy przysługuje im zwrot kosztów podróży, diety oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kto za to wszystko odpowiada. Są to jednak przepisy, które uwzględniają relację dwustronną, na linii: wolontariusz – korzystający z pomocy. Co jednak, gdy pojawia się trzeci podmiot – pracodawca wspierający zatrudnionych w podejmowanych przez nich aktywnościach społecznych? Poniżej garść zaczerpniętych z życia, konkretnych dylematów i wyzwań, przed którymi stają pracodawcy prowadzący programy wolontariatu pracowniczego.
Dylemat 1: „Biurokracja zabija ducha wolontariatu” – czy to znaczy, że nie potrzebujemy żadnych dokumentów?
Pracownice jednej z firm wyszły z oddolną inicjatywą i od jakiegoś czasu pomagają pobliskiej podstawówce. Spotykają się z dziećmi, prowadzą warsztaty. Ostatnio zorganizowały zbiórkę i za zabrane pieniądze wyremontowały salę świetlicową. Tych działań jest coraz więcej, dlatego firma postanowiła je jakoś uregulować. Mówi się, że biurokracja zabija ducha wolontariatu. To prawda, ale może warto mieć zasady regulujące i wspierające aktywność społeczną pracowników i pracownic. Co warto wprowadzić?
Na początek wystarczy regulamin wolontariatu pracowniczego, a w dalszych krokach – wraz z rozwojem programu i wprowadzaniem dodatkowych benefitów – warto tworzyć przydatne dokumenty, takie jak np. wniosek o dofinansowanie działań wolontariackich, formularz zgłoszenia chęci skorzystania z dnia wolnego na wolontariat, umowę zaliczkową na projekt, wzór raportu podsumowującego działania wolontariuszy etc.
Dylemat 2: Wolontariat to nie sport ektremalny, ale może ubezpieczyć pracowników?
Pracownicy jednego z zespołów zgłosili chęć uczestniczenia jako wolontariusze w Szlachetnej Paczce. Świetny pomysł! Jednak w firmie zrodziły się wątpliwości związane z charakterem tej pracy: może być tam sporo noszenia, dźwigania ciężarów; mogą zdarzyć się jakieś wypadki. Czy powinniśmy jakoś ubezpieczyć naszych pracowników i pracownice?
To organizacja przyjmująca wolontariuszy i wolontariuszki, czyli w tym wypadku Szlachetna Paczka, odpowiada za ubezpieczenie, a zatem nie należy to do obowiązków pracodawcy. Jednak mimo to, warto wykupić roczne ubezpieczenie (zarówno NNW, jak i OC) dla pracowników, którzy chcą angażować się w działania wolontariackie. Koszt nie jest duży, a dla wolontariuszy to dodatkowy benefit.
Dylemat 3: Dbamy o wizerunek firmy. Jak zadbać o wizerunek naszych ludzi?
Pracownicy pewnej firmy od dwóch lat angażują się w wolontariat. Od pracodawcy dostają wsparcie finansowe na realizację projektów oraz dzień wolny na działania społeczne. Na akcje jeżdżą w koszulkach wolontariackich. Firma chciałaby o tym komunikować, pokazywać zdjęcia ludzi „w akcji”. Czy powinna mieć od nich jakieś zgody?
Zdecydowanie tak. Dobrą praktyką jest, że przy zgłoszeniu się pracownika do programu wolontariatu prosi się go od razu o podpisanie zgody na wykorzystanie wizerunku. Dzięki temu firma może bez przeszkód publikować zdjęcia ze „swoimi” wolontariuszami i wolontariuszkami.
Dylemat 4: Wolontariat w czasie wolnym, ale wciąż pod marką pracodawcy. Co z tym się wiąże?
Firma wdrożyła w ramach programu wolontariatu pracowniczego jeden dzień w roku, który pracownicy i pracownice mogą wykorzystać na działania wolontariackie. Cieszy się on dużą popularnością, ale wolontariusze i wolontariuszki chcą pomagać nie tylko tego dnia, ale też po pracy, w weekendy. Czy z racji tego, że uczestniczą w wolontariacie w swoim wolnym czasie, ale jednak pod szyldem firmy, to pracodawca jest za nich jakoś odpowiedzialny?
Formalnie nie. Co nie znaczy, że pracodawca nie może ich jakoś wesprzeć – chociażby ubezpieczeniem, koszulkami na akcję czy udostępnieniem samochodu służbowego.
Dylemat 5: Zdjęcia z beneficjentami? Chętnie, ale czy możemy?
Na projekt wolontariacki w zaprzyjaźnionym domu dziecka firma zaprosiła fotografa. Chciała mieć pamiątkę ze wspólnych działań i dokumentację tego, co się wydarzyło. Okazało się jednak, że powinna mieć zgody na wykorzystanie wizerunku od wszystkich osób, które pojawią się na zdjęciach (a jeśli są to osoby niepełnoletnie, potrzebna jest zgoda opiekuna prawnego). Czy to oznacza, że nie można zrobić żadnych zdjęć?
Wolontariat to delikatna materia. Zadbajmy o to, by odbiorcy naszej pomocy nie poczuli się potraktowani przedmiotowo. Czasem warto zrezygnować ze zdjęć na rzecz relacji, którą budujemy. Jeśli jednak beneficjenci czują się dobrze z tym, że robimy zdjęcia, pamiętajmy o przestrzeganiu kilku zasad. Jeśli nie jesteśmy w stanie zebrać zgód na wykorzystanie wizerunku, zadbajmy o to, by nie robić zdjęć portretowych i by dzieci na zdjęciach nie były rozpoznawalne. Nie róbmy też zdjęć pozowanych. Przedstawiajmy działania (będące większym kadrem), a nie emocje uczestników. I ostatnia rzecz: nigdy nie wykorzystujmy tych zdjęć w celach reklamowych!
To tylko kilka wybranych przykładów związanych z prawnymi aspektami wolontariatu pracowniczego. Wdrażając program lub analizując już istniejący, warto pamiętać o zgłębieniu takich kwestii, jak: umowy i porozumienia z pracownikami działającymi wolontariacko oraz beneficjentami pomocy, polityki wewnętrzne, regulaminy, koszty poniesione przez wolontariuszy, aspekty wizerunkowe, procedury rozliczenia godzin i dni przeznaczonych na wolontariat czy sposoby rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na działania wolontariuszy. Pomoże w tym nie tylko znajomość Ustawy, ale też eksperckie artykuły i publikacje na ten temat, jak chociażby „Wolontariat pracowniczy. Przewodnik po zagadnieniach prawno-podatkowych. Perspektywa pracodawcy” (wyd. Social Impact Alliance for Central and Eastern Europe, Warszawa, 2022).